Softwarelizenzen im Betrieb verwalten: Übersicht behalten statt nachkaufen

In den meisten kleinen Betrieben existiert keine Liste der eingesetzten Software. Es existieren Rechnungen in einem Ordner, Lizenzschlüssel in E-Mails und die Gewissheit, dass irgendwann alles gekauft wurde. Diese Konstruktion trägt so lange, bis ein Rechner ausfällt oder ein Hersteller eine Nachweisanfrage schickt.

Der Aufwand für eine belastbare Übersicht liegt bei einem Nachmittag und macht sich beim ersten Gerätetausch bezahlt. Wichtiger als jedes Werkzeug ist dabei die Frage, welche Angaben überhaupt festgehalten werden müssen.

Was in ein Lizenzinventar gehört

Eine Tabelle reicht in Betrieben bis etwa fünfzig Arbeitsplätzen vollständig aus. Entscheidend ist, dass je Eintrag sechs Angaben stehen, weil sich sonst im Zweifel nicht rekonstruieren lässt, ob eine Installation gedeckt ist.

• Produkt mit genauer Versions- und Editionsbezeichnung, weil sich Home und Pro lizenzrechtlich unterscheiden
• Die Lizenzart, also Vollversion, an Hardware gebundene Ausgabe, Volumenlizenz oder Abonnement
• Kaufdatum, Händler und Belegnummer, im Zweifel mit dem Speicherort der Rechnung
• Das Gerät oder die Person, der die Lizenz zugeordnet ist
• Bei Abonnements das Verlängerungsdatum und die Kündigungsfrist
• Bei gebraucht erworbener Software der Nachweis der lückenlosen Übertragungskette

Der letzte Punkt ist der wichtigste und wird am häufigsten übersehen. Bei gebrauchten Lizenzen genügt die Rechnung allein nicht, weil im Streitfall die gesamte Kette vom Ersterwerber bis zum eigenen Betrieb belegbar sein muss. Seriöse Händler liefern diese Unterlagen unaufgefordert mit.

Lizenzarten und ihre Folgen

Die Unterscheidung zwischen Lizenzarten entscheidet darüber, was bei einem Gerätetausch passiert. Eine an die Hardware gebundene Ausgabe erlischt mit dem Mainboard, auf dem sie erstmals aktiviert wurde. Eine Vollversion darf dagegen auf ein neues Gerät übertragen werden, sofern sie vorher deinstalliert wird. Wer eine Windows 10 Pro Lizenz beschafft, sollte diese Angabe deshalb vor dem Kauf prüfen und in das Inventar übernehmen. Händler wie lizenzguru weisen die Lizenzart in der Produktbeschreibung aus, was den späteren Abgleich erheblich vereinfacht.

Bei Volumenlizenzen kommt eine weitere Ebene hinzu. Dort existiert häufig ein zentraler Aktivierungsschlüssel für viele Installationen, und die Zählung erfolgt über die tatsächliche Nutzung. Ohne Inventar lässt sich in diesem Modell binnen zwei Jahren nicht mehr sagen, wie viele Arbeitsplätze belegt sind.

Was das Urheberrecht erlaubt

Ein Punkt sorgt regelmäßig für Unsicherheit, nämlich die Frage nach Sicherungskopien. Nach Paragraf 69d des Urheberrechtsgesetzes darf die Erstellung einer Sicherungskopie durch eine zur Nutzung berechtigte Person nicht vertraglich untersagt werden, wenn sie für die Sicherung künftiger Benutzung erforderlich ist. Zulässig sind außerdem Handlungen, die für die bestimmungsgemäße Benutzung des Programms einschließlich der Fehlerberichtigung notwendig sind.

Für die Praxis bedeutet das eine klare Erlaubnis. Ein Abbild des installierten Systems zu Sicherungszwecken ist zulässig, solange es der Wiederherstellung der berechtigten Nutzung dient. Es ersetzt allerdings keine zusätzliche Lizenz, wenn das Abbild gleichzeitig auf einem zweiten Gerät produktiv genutzt wird.

Gebrauchte Software als Sparoption

Der Handel mit gebrauchten Lizenzen ist zulässig, weil sich das Verbreitungsrecht mit dem Erstverkauf innerhalb der Europäischen Union erschöpft. Das gilt nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs ausdrücklich auch für Software, die per Download bezogen wurde, sofern der Ersterwerber seine eigene Kopie unbrauchbar macht.

Für den Betrieb bedeutet das eine reale Sparmöglichkeit von häufig dreißig bis siebzig Prozent gegenüber Neuware. Voraussetzung sind allerdings drei Nachweise, nämlich die Bestätigung des Ersterwerbers über die Löschung, die Dokumentation der Übertragungskette und eine notarielle oder gleichwertige Bestätigung bei Volumenlizenzen.

Aufteilen lassen sich Volumenlizenzen dabei nicht beliebig. Eine Mehrplatzlizenz darf nur als Ganzes weitergegeben werden, sofern sie nicht ausdrücklich als einzeln übertragbar ausgewiesen ist. Angebote, die Einzelplätze aus einem größeren Paket herauslösen, sind deshalb mit Vorsicht zu betrachten.

Der Umgang mit Nachweisanfragen

Hersteller versenden gelegentlich Aufforderungen zur Selbstauskunft über eingesetzte Software. Solche Schreiben sind zunächst zivilrechtliche Anfragen und keine behördlichen Anordnungen. Wer ein gepflegtes Inventar besitzt, beantwortet sie in einer Stunde. Wer keines besitzt, steht vor Wochen an Rekonstruktionsarbeit.

Sinnvoll ist deshalb eine jährliche Bestandsprüfung, am besten zusammen mit der Inventur. Verglichen wird die Liste mit dem, was auf den Geräten tatsächlich installiert ist. Abweichungen entstehen fast immer durch Software, die jemand für ein einzelnes Projekt installiert und nie wieder entfernt hat.

Wo sich Lizenzkosten vermeiden lassen

Ein Teil der Kosten entfällt, wenn für einzelne Arbeitsplätze freie Alternativen infrage kommen. Für Geräte, auf denen ausschließlich Browser, Mail und Textverarbeitung laufen, ist ein Wechsel realistisch. Der Umstieg fällt leichter als vermutet, weil Oberflächen wie KDE Plasma mit Startmenü, Taskleiste und Dateimanager arbeiten und damit vertraute Bedienmuster erhalten. Für Arbeitsplätze mit Branchensoftware bleibt der Wechsel dagegen meist ausgeschlossen.

Vor einer solchen Entscheidung lohnt eine nüchterne Klärung der Grundlagen. Eine Übersicht der häufigsten Fragen zu Linux ordnet ein, wie Distributionen, Lizenzmodelle und Support zusammenhängen. Wichtig ist dabei der Unterschied zwischen kostenfreier Nutzung und kostenfreiem Support, denn im betrieblichen Einsatz wird der zweite Punkt schnell zum entscheidenden.

Eine gemischte Umgebung ist dabei die Regel, nicht die Ausnahme. Zwei oder drei Arbeitsplätze auf einem freien System senken die Lizenzkosten spürbar, ohne dass der Betrieb seine Fachanwendungen aufgeben müsste. Voraussetzung ist ein gemeinsamer Speicherort und ein Dateiformat, das beide Seiten verlustfrei verarbeiten können.

Bei Abonnements lohnt zusätzlich ein Blick auf die Verlängerungsautomatik. Viele Verträge verlängern sich stillschweigend um zwölf Monate, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird, und die Frist liegt häufig bei dreißig Tagen vor Ablauf. Ein Kalendereintrag zwei Monate vor dem Verlängerungsdatum verhindert, dass Lizenzen für längst ausgeschiedene Mitarbeitende weiterlaufen.

Ein tragfähiges Vorgehen

Bewährt hat sich ein Ablauf in drei Schritten. Zuerst wird der Ist-Zustand aufgenommen, also jede Installation auf jedem Gerät. Danach wird jede Installation einer Lizenz zugeordnet, und die Lücken werden sichtbar. Zuletzt werden die Lücken geschlossen, entweder durch Nachkauf oder durch Deinstallation nicht benötigter Software.

Der dritte Schritt bringt regelmäßig eine Überraschung. In vielen Betrieben sind mehr Lizenzen vorhanden als benötigt, weil Software auf ausgemusterten Geräten nie freigegeben wurde. Wer diese Bestände einsammelt und den Lizenzschlüsseln neue Geräte zuordnet, deckt damit häufig bereits den vermeintlichen Nachkaufbedarf vollständig ab.