Digitale Helfer im Alltag: Welche Apps wirklich Zeit sparen

Ein Smartphone hilft bei Einkaufslisten, Terminen, beruflichen Nachrichten und Zahlungserinnerungen. Trotzdem verbringen viele Menschen unnötig viel Zeit damit, gespeicherte Informationen wiederzufinden. Oft sind einfach zu viele Apps im Einsatz, obwohl eine einzige für mehrere Aufgaben reichen würde. Laut Forschungsergebnissen, auf die sich die American Psychological Association beruft, kann der ständige Wechsel zwischen Aufgaben bis zu 40 Prozent der produktiven Arbeitszeit kosten. An einem vollen Arbeitstag macht das einen Unterschied.

Ein Kalender hilft, Termine im Blick zu behalten, während ein Aufgabenplaner offene Erledigungen bündelt. Apps wie Headway bieten Buchzusammenfassungen als Audio und Text, damit Sie sich auch ohne ein ganzes Buch in ein Thema einlesen können. Eine App lohnt sich aber nur, wenn sie mehr Zeit spart, als Sie für die Einrichtung und Pflege benötigen. Auch bei digitalen Freizeit- und Sportdiensten gilt dieses Prinzip: Wer Angebote wie bet-match.io/de/ nutzt, profitiert vor allem von einer klaren Oberfläche, gebündelten Informationen und einem schnellen Zugriff auf relevante Funktionen.

Die besten Apps, mit denen Sie im Alltag Zeit sparen

Die folgenden Apps helfen bei Aufgaben, Teamarbeit, Projektplanung und Konzentration. Nicht jede App passt zu jedem Alltag. Welche sinnvoll ist, hängt davon ab, wobei Sie Zeit sparen möchten.

Todoist

Vergessene Termine und liegen gebliebene Aufgaben sind das Einsatzgebiet von Todoist. Sie tragen eine Aufgabe ein, legen eine Frist fest und greifen später per Smartphone oder Computer darauf zu. Für die meisten privaten Planungsaufgaben reicht die kostenlose Version aus, die sich schnell einrichten lässt.

Video abspielen: Todoist Tutorial (Deutsch): Dein Setup in 15 Minuten

Zu den Funktionen gehören:

• Schnelle Aufgabenerfassung. Geben Sie “Stromrechnung morgen bezahlen” ein, erkennt die App automatisch das Datum.
• Listen- und Boardansicht. Aufgaben lassen sich nach Projekten oder Bearbeitungsstand ordnen.
• Wiederkehrende Aufgaben. Regelmäßige Einkäufe oder monatliche Rechnungen müssen Sie nur einmal eintragen.
• App-Verknüpfungen. Kalender und Kommunikationstools lassen sich mit Todoist verbinden.

Die kostenpflichtige Version ergänzt Kalenderansichten und weitere Planungsfunktionen.

Asana

Arbeiten drei Kollegen gemeinsam an einer Aufgabe, muss klar sein, welcher Teil bei wem liegt. Mit Asana können Teams Zuständigkeiten verteilen und Fristen verfolgen. Ständige Rückfragen in Besprechungen werden dadurch überflüssig. Alle Beteiligten sehen, was bereits erledigt ist und wo noch Arbeit wartet.

Der kostenlose Personal-Tarif unterstützt bis zu zwei Nutzer sowie unbegrenzt viele Aufgaben und Projekte. Boards und Kalender helfen, die Arbeit nach Terminen oder Projektphasen zu organisieren.

Für größere Teams bieten kostenpflichtige Tarife zusätzliche Funktionen wie Projektzeitpläne und erweiterte Koordinationsmöglichkeiten. Bei gemeinsamen Projekten muss dann nicht jede kleine Änderung per E-Mail oder Chat besprochen werden.

ClickUp

Nutzen Unternehmen eine App für Aufgaben, eine zweite für Dokumente und eine dritte für Projektupdates, geht beim Wechsel zwischen den Programmen wertvolle Zeit verloren. ClickUp bündelt einen Großteil dieser Informationen an einem Ort.

Der kostenlose Free-Forever-Tarif umfasst unbegrenzte Aufgaben, Dokumente, Kalenderansichten und Kanban-Boards. Im Team lässt sich sehen, wer eine Aufgabe übernommen hat und was noch offen ist. Kostenpflichtige Abos bieten zusätzlichen Speicherplatz, umfangreichere Berichte und Automatisierungen.

Brain.fm

Manchmal helfen weniger Ablenkungen besser als eine weitere Planungs-App. Brain.fm bietet speziell entwickelte Audioinhalte für konzentriertes Arbeiten und Schlaf. Die Entwickler setzen auf wechselnde Klangmuster, die die Aufmerksamkeit fördern sollen. Wie gut das funktioniert, ist individuell verschieden.

Die App bietet verschiedene Hörmöglichkeiten:

• Fokus-Sessions. Klänge zum Lesen, Schreiben und für Aufgaben, die Konzentration verlangen.
• Musik und Klangstile lassen sich nach persönlichem Geschmack auswählen.
• Verschiedene Regler ermöglichen Anpassungen des Klangeffekts.
• Entspannung und Schlaf. Eigene Sessions begleiten Pausen und das Einschlafen.

Brain.fm kann helfen, störende Umgebungsgeräusche auszublenden.

Balanced

Manchmal möchten Sie einfach häufiger lesen oder Zeit mit Ihrer Familie verbringen. Balanced hilft dabei, solche Vorhaben im Blick zu behalten und ihnen unter der Woche Raum zu geben.

Die App schlägt 50 Aktivitäten vor und ermöglicht zusätzlich eigene Ziele. Sie können erledigte Aktivitäten festhalten und nachsehen, wie lange die letzte Durchführung zurückliegt. Serien zeigen außerdem, wann eine Aktivität zur Gewohnheit wird. Schieben Sie Sport oder Lesen immer wieder auf, können solche Erinnerungen hilfreich sein.

Cozi Family Organizer

Am Donnerstag müssen die Kinder abgeholt werden, der Einkauf steht noch an, es muss gekocht werden, und jeder hat andere Termine. Cozi Family Organizer hilft Familien, den Überblick zu behalten und ständige Absprachen per Nachricht zu vermeiden.

Video abspielen: Get Cozi, the #1 family organizer app. Share calendars, to-do and grocery lists, and meal planning

Alle Familienmitglieder nutzen einen gemeinsamen Kalender. Farbmarkierungen zeigen, für wen ein Termin gilt. Schulveranstaltungen und berufliche Verpflichtungen finden dort ebenso Platz. Erinnerungen sorgen dafür, dass anstehende Termine rechtzeitig auffallen.

Cozi bietet außerdem Einkaufslisten und Aufgabenlisten für den Haushalt, die alle Familienmitglieder am Smartphone bearbeiten können. Im Rezeptbereich lassen sich Essensideen speichern und die benötigten Zutaten auf Einkaufslisten übertragen.

Nourish

Jeden Abend neu zu überlegen, was gekocht werden soll, kostet Zeit, erst recht, wenn in der Familie unterschiedliche Ernährungsbedürfnisse zusammenkommen. Nourish unterstützt Sie bei der Wochenplanung und hilft, die benötigten Zutaten zusammenzustellen.

Die in Neuseeland entwickelte App bietet Rezepte mit Nährwertangaben und geschätzten Kosten pro Portion. Über Ernährungsfilter lassen sich passende Gerichte für bestimmte Unverträglichkeiten oder Vorlieben finden.

YNAB

Bei YNAB (You Need A Budget) planen Sie, wofür Ihr Geld verwendet werden soll, bevor Sie es ausgeben. Sie verteilen Ihr verfügbares Geld auf Bereiche wie Miete, Lebensmittel, Versicherungen und Ersparnisse. Sparziele zeigen, welchen Betrag Sie monatlich für geplante Anschaffungen oder jährliche Zahlungen zurücklegen sollten.

Die App kann außerdem Transaktionen unterstützter Banken importieren, darunter auch einige deutsche Institute, und synchronisiert die Daten zwischen verschiedenen Geräten.

YNAB verlangt regelmäßige Pflege, besonders wenn sich Ihre Ausgaben verändern. Die App eignet sich für Haushalte, die ihre Finanzen aktiv planen möchten, statt erst am Monatsende auf den Kontostand zu schauen.

Strava

Möchten Sie diese Woche 20 Kilometer zu Fuß zurücklegen? Dann hilft es, den eigenen Fortschritt im Blick zu behalten. Strava zeichnet Aktivitäten wie Spaziergänge, Läufe, Radtouren und Wanderungen per GPS auf.

Nach jeder Einheit können Sie Distanz, Tempo, Dauer und Strecke ansehen. Im Aktivitätsverlauf erkennen Sie, wie viele Spaziergänge Sie diese Woche geschafft haben oder wie viel weiter Sie im Vergleich zum Vormonat gekommen sind.

Strava bietet außerdem Challenges und Routenfunktionen. Einige davon sind allerdings nur mit einem kostenpflichtigen Abo verfügbar.

Canva

Canva bietet fertige Vorlagen für Einladungen, Lebensläufe, Präsentationen, Poster und Social-Media-Beiträge. Sie wählen ein Layout aus, ersetzen die Beispieltexte und passen Bilder, Farben oder Schriftarten an.

Video abspielen: Crashkurs für Anfänger | Canva Tutorial Deutsch

Im Editor können Sie auch eigene Fotos hochladen und für persönliche Projekte verwenden. Das spart Zeit, etwa wenn Eltern Aushänge für eine Schulveranstaltung gestalten oder kleine Unternehmen Flyer erstellen. Viele Vorlagen sind kostenlos, bestimmte Grafiken und Bearbeitungsfunktionen kosten jedoch extra. Prüfen Sie deshalb am besten vor dem Start die Vorlagen und Exportmöglichkeiten.

Welche Apps lohnen sich wirklich?

Ein gemeinsamer Kalender erleichtert die Terminplanung innerhalb der Familie. Mit einer Haushaltsbuch-App lassen sich anstehende Rechnungen und Ausgaben besser überblicken. Für sportliche Ziele kann eine App wie Strava sinnvoll sein, um Fortschritte über mehrere Wochen zu verfolgen.

Vor dem Herunterladen lohnt sich ein Blick auf die monatlichen Kosten und den Einrichtungsaufwand. Manche Funktionen sind bereits auf dem Smartphone vorhanden. Am meisten Zeit sparen Anwendungen, die sich einfach bedienen lassen und regelmäßig im Alltag zum Einsatz kommen. Auch App-Berechtigungen sollten vor der Installation geprüft werden, insbesondere wenn eine Anwendung auf Standort, Kontakte oder Kalender zugreifen möchte.